MEJORA CONTINUA

MOTIVACIÓN Y MEJORAMIENTO CONTINUO

El seguimiento y la medición de los procesos y la aplicación del análisis de datos acompañado de herramientas estadísticas, lleva a la toma de decisiones sobre la mejora continua. En las normas para el sistema de gestión como ISO 9001, ISO 14001, OHSAS 18001 o ISO/IEC 27001, la mejora se encuentra como requisito y también como actividad de gestion que completa el ciclo PHVA.

La forma mas explicita para evidenciar la mejora continua son los indicadores de gestión, que pueden demostrar el logro de las metas, las tendencias en el mejoramiento, pero tambien los incumplimientos y el desempeño deficiente de los procesos.

Otro elemento de los indicadores, en relación con la mejora es que facilita dar enfoque de las acciones, hacia el logro de los objetivos logrando los siguientes beneficios:

- Mejora estratégica: las acciones de mejora derivadas del análisis de indicadores apoyan el logro de los resultados de la estrategia de la organización. Estas acciones permiten identificar factores claves de éxito para el logro de los objetivos y al implementarse facilitan el desarrollo de ventajas competitivas.

- La mejora de la eficacia: las acciones resultantes del análisis de indicadores buscan lograr la eficacia de los procesos, es decir, obtener los resultados planeados, ya sean financieros, ambientales, de calidad, seguridad o salud ocupacional.

-  La mejora de la eficiencia: a pesar de que la eficiencia (por ejemplo, los costos, los gastos, y la productividad, entre otras), no es un requisito explicito en las normas para el sistema, al tener indicadores de eficiencia, el análisis de resultados lleva también a la definición de acciones de mejora con los beneficios para la organización.

- El impacto de la mejora: en ocasiones, la mejora se enfoca en la documentación o en tener muchas acciones documentadas en los procesos, para demostrar el trabajo realizado. La mejora enfocada en los indicadores de gestión tiene un mayor impacto en la satisfacción de las partes interesadas.

La mejora continua se implementa con cuatro tipos de acciones corrección, acción correctiva, acción preventiva y acción de mejora, sobre las cuales es importante tener conceptos claros que aseguren la implementación eficaz.

La no conformidad:

FIG. No conformidad de un indicador

La no conformidad es el incumplimiento de un requisito en el sistema de Gestión. Los requisitos se encuentran establecidos en especificaciones, normas, procedimientos, estándares y políticas, entre otros. Los principales tipos de no conformidades son los productos no conformes, quejas, reclamos, accidentes, incidentes, incumplimientos legales e incumplimiento de requisitos de normas para el sistema de gestión.

Cuando se trata de indicadores de gestión, la no conformidad se define como el incumplimiento de los criterios de aceptación del resultado, es decir, de los limites de control, ya sean limites máximos o mínimos. 

La corrección: 

La corrección o tratamiento de la no conformidad (TNC) es el primer nivel de las actividades de mejora. Son acciones encaminadas a eliminar el efecto, de un problema o no conformidad detectado. Como tal, la corrección no mejora los resultados ya que es la solución de la situación puntual que se presenta. 

La acción correctiva:

Es el segundo nivel de la mejora, se encuentra la acción correctiva. Este tipo de acción elimina la causa de una no conformidad o problema real, para que esta situación no vuelva a presentarse. La acción correctiva permite que el proceso, vuelva a encontrarse en estado de cumplimiento de los requisitos.

Es importante mencionar que cuando se presenta el incumplimiento de un limite de control para el indicador y este limite ha sido correctamente definido, dicho incumplimiento debería ser producto de que algunos de los factores de variación se salieron de control. 

Para este caso, la causa de la perdida de capacidad del proceso puede ser un cambio no validado del método, excesiva variación de los materiales, problemas de competencia, entrenamiento o toma de conciencia de las personas, inadecuado mantenimiento o confirmación metrológica de equipos de medición o parámetros medio ambientales fuera de control. 

Variación y no Conformidad

La acción preventiva:

Incumplimiento potencial por tendencia

El tercer nivel de la mejora es la acción preventiva. Este tipo de acción elimina la causa de una conformidad o problema potencial, para que esta situación no se presente. 

La acción de Mejora: 

Proceso bajo control

En el ultimo nivel esta la acción de mejora, que se define como la actividad recurrente para aumentar la capacidad de cumplir los requisitos de desempeño de actividades, productos, y procesos, en cuanto a su eficiencia y eficacia.

En este caso no existe incumplimiento real o potencial y los controles mantienen el proceso dentro de los limites de operación o bajo control. Como las acciones de mejora son incrementos en la capacidad de los procesos, requieren de inversiones, por tanto, estas acciones deben buscar equilibrio entre el beneficio obtenido y la inversión realizada para la mejora.